Descubre cómo aplicar el principio ‘Primero es lo Primero’ para priorizar tareas, gestionar tu tiempo de manera efectiva y alcanzar tus objetivos personales y profesionales. En Marketing Ya te explicamos herramientas y estrategias prácticas para mejorar tu productividad y enfocarte en lo realmente importante. ¡Empieza a maximizar tu éxito hoy!

Si a partir de ahora te tomas unos minutos para pensar en tu forma de gestionar tu tiempo, tanto a nivel profesional como personal, ¿qué sacas en claro? ¿Estás satisfecho? ¿Estás seguro de que le dedicas el tiempo suficiente a las actividades más importantes para ti? En resumen, ¿eres capaz de hacer primero lo primero?

En la frenética vida que nos impone la época en que vivimos, resulta cada vez más difícil alcanzar nuestros objetivos profesionales y personales del día a día. A menudo estamos sometidos a horarios laborales que no nos permiten dedicarle el tiempo que desearíamos a nuestras pasiones, a nuestra familia o a nuestra vida social.

Si no tenemos cuidado, esto puede convertirnos en personas frustradas e insatisfechas que se sienten culpables por no haberle podido dejar espacio suficiente a lo que realmente desean, y ello a pesar del enorme esfuerzo desplegado y el valioso tiempo dedicado a planificar y a crear tablas y listas detalladas. Pero entonces, ¿cuál es la solución? ¿Cuál es el secreto de una vida más rica y satisfactoria?

El autor del superventas internacional Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen R. Covey, nos responde junto con otras dos personalidades de renombre en el ámbito de la gestión y del desarrollo personal con Primero, lo primero, que también ha vendido millones de ejemplares. En su obra, nos invitan a reflexionar sobre estas preguntas y, gracias a una teoría basada en la jerarquización de las prioridades, a gestionar mejor nuestro tiempo. Descubre así la diferencia entre lo que llaman el «reloj» exterior, impuesto por la sociedad y el mundo del trabajo, y la «brújula» interior, que da el poder de vivir de acuerdo con nuestros valores, principios y prioridades.

El libro de Stephen R. Covey «Primero, es lo primero» es el resultado de una profunda reflexión sobre la sociedad moderna y sobre su manera de gestionar el tiempo y lograr los objetivos. Los métodos tradicionales de esta sociedad, que apuestan más que nada por la rapidez y la capacidad para controlarlo todo, venden estas dos capacidades como indispensables para tener una vida plena tanto a nivel profesional como personal.

Los autores de esta obra no opinan lo mismo; al contrario, defienden el principio según el cual la rapidez y los atajos no llevan a una mejora de la calidad de vida. En su opinión, lo importante no es cumplir una tarea en un tiempo récord, sino más bien el interés que tiene la tarea en sí misma para la persona que la realiza. Así, la perspectiva que propone este libro es la búsqueda de una solución a los límites de los enfoques tradicionales. Aunque ofrece un análisis en profundidad de un punto de vista introspectivo y humano, nos concentraremos principalmente en los aspectos puramente organizacionales.

Tres generaciones de gestión del tiempo

Según los autores, podemos resumir el pensamiento tradicional de la gestión del tiempo en tres generaciones, cada una de las cuales se basa en los conocimientos de la anterior para mejorar su sistema:

• la primera generación se apoya en diferentes herramientas que sirven de recordatorio, como notas o listas de control, e intenta así no olvidar nada para alcanzar todos los objetivos;
• la segunda generación es la de la planificación y la preparación, y se vale de herramientas como agendas o plannings;
• la tercera generación privilegia la metodología de planificación, de definición de las prioridades y el control horario.

 

Cada generación tiene sus puntos fuertes y sus puntos débiles, pero las herramientas de la tercera son las que han permitido mejorar la eficacia, es decir, obtener los resultados fijados. No obstante, los autores están convencidos de que sigue habiendo una gran divergencia entre lo que realmente cuenta para las personas y lo que estas hacen. Esta brecha genera disonancias internas y, derivada de ellas, una pérdida de la eficacia.

Tanto en la esfera profesional como en la privada, Primero, lo primero nos ayuda a reflexionar sobre lo que es prioritario para nosotros, aquello que constituye el «norte» que guía nuestros comportamientos. Los autores señalan que, a menudo, la sociedad nos empuja a actuar en función de un «reloj» —es decir, en función de nuestros compromisos, de nuestras citas o de fechas límite y objetivos fijados por otros—, mientras que en realidad deberíamos seguir nuestra «brújula» interna: nuestros valores, nuestros principios, nuestra visión; en resumen, lo que realmente es importante para nosotros en la vida.

Como comentamos con anterioridad, el enfoque tradicional de la gestión del tiempo se basa principalmente en la voluntad de hacer lo máximo posible en un mínimo de tiempo. Así, cada una de las tres generaciones presentadas y analizadas por los autores privilegia este enfoque, aunque con herramientas distintas. Aunque la tercera parece estar bien encaminada y promete grandes logros, sus representantes siguen padeciendo un sistema de organización demasiado rígido y no lo suficientemente centrado en los recursos humanos.

La cuarta generación

De esta forma, los autores se encuentran frente a la exigencia de crear una cuarta generación que intente combinar los puntos fuertes de las tres precedentes. La definen como el producto de una revolución más que de una evolución, en la medida en que la obra modifica por completo los pilares de la gestión del tiempo, mostrándose a contracorriente de las tendencias de los años noventa y rechazando ese culto a la eficacia ciega. Presentan valiosas herramientas para organizar el tiempo en función de lo que es importante y, por tanto, prioritario, para lograr una mejor calidad de vida.

Conceptos clave

Importante frente a urgente

El paradigma en el que se basa esta cuarta generación es el de la importancia: para hacer primero lo primero, antes que nada hay que distinguir lo urgente de lo importante, y esto último es lo que debe privilegiarse.

• En el cuadrante I se representan las actividades que son urgentes e importantes al mismo tiempo. Se trata de tareas que hay que privilegiar, siendo conscientes de que la mayor parte de las mismas han pasado a ser urgentes porque se han ignorado durante la fase de planificación.
• El cuadrante II agrupa actividades importantes, pero no urgentes. Este es el que los autores llaman «cuadrante de la calidad» o de «liderazgo personal», para el que es necesario realizar un proceso de planificación: si no nos organizamos para avanzar poco a poco en las tareas del cuadrante II, estamos preparando una sobrecarga futura del cuadrante I. Por ello, esta es una zona fundamental a la que debemos intentar dedicarle todo el tiempo posible.
• El cuadrante III, al que los autores llaman «cuadrante de la ilusión», contiene las tareas que, debido a la urgencia, parecen importantes (llamadas telefónicas, citas imprevistas, etc.), nos quitan mucho tiempo y nos llevan a satisfacer las prioridades de los demás en detrimento de las nuestras. Así pues, los autores recomiendan distinguir bien los cuadrantes I y III: una tarea urgente no tiene por qué ser importante.
• Finalmente, el cuadrante IV es el de las tareas que, aunque no son importantes ni urgentes, nos hacen perder tiempo: entrar en Facebook, ver programas de televisión que nos atontan o charlar indefinidamente mientras nos tomamos un café en la oficina.

La gestión del tiempo semanal

La metodología de la gestión del tiempo propuesta por Covey y sus compañeros implica trabajar con un planning semanal, en oposición a una planificación diaria que ofrece un punto de vista muy limitado y que privilegia la urgencia y la rapidez por encima de la eficacia y la importancia. Cuando la perspectiva es semanal, cada tarea cotidiana pasa a ocupar su lugar real en relación con el resto.

Los autores proponen una metodología por etapas que nos ayudará a crear nuestra tabla semanal.

• La primera etapa, que desempeña un papel fundamental, consiste en entrar en contacto con nuestra visión y nuestra misión. Se trata de determinar lo que es esencial para uno mismo, ponerse una dirección general en la vida (profesional o privada). Aun si crees que ya tienes una visión clara y precisa, tómate regularmente unos minutos para recapitular y, eventualmente, para realizar ajustes sobre lo que es primordial para ti, sobre lo que da un sentido a tu vida, sobre lo que deseas ser y lo que quieres hacer con tu existencia. Para ayudarte, Covey ofrece varias ideas:
  • realiza una lista con tus tres o cuatro grandes prioridades;
  • reflexiona sobre tus objetivos a largo plazo;
  • piensa en las relaciones que más cuentan en tu vida;
  • imagina lo que podrías hacer para ser más útil;
  • haz una lista con los sentimientos que te gustaría sentir durante la mayor parte de tu existencia (tranquilidad, autoconfianza, felicidad, etc.);
  • contempla la manera en que ocuparías tu tiempo si solo te quedaran seis meses de vida.
• La segunda etapa busca identificar los papeles que te atribuyes. En efecto, cada uno de nosotros carga con varios a lo largo de nuestra existencia. Veamos un ejemplo sencillo: la directora de una empresa, gestora financiera y comercial en su vida profesional, podría también ser madre y esposa en la esfera privada. Esta etapa de identificación de nuestros papeles nos permite definir nuestros objetivos y nuestros ámbitos de intervención. Sin embargo, hay que tener cuidado, porque se ha demostrado que perdemos eficacia intelectual si superamos el número de siete papeles distintos. Por tanto, hay que intentar no traspasar este umbral.
• La tercera etapa pretende fijar los objetivos relativos al cuadrante II: ¿qué es, para cada papel, lo más importante que puedes lograr esta semana, lo que tendría un mayor impacto positivo? Concéntrate bien en lo importante más que en lo urgente. Además, a pesar de la tentación de fijar varios objetivos por papel, es crucial limitarse a uno o dos para cada uno. Definir un número demasiado alto de objetivos conlleva el riesgo de tener un efecto contraproducente.
• La cuarta etapa plantea establecer un marco semanal que ayude a la toma de decisiones. Se trata de la realización concreta del planning de la semana. En este punto, la idea es dejar de organizar nuestro tiempo día a día en función de las «prioridades» existentes para poder, al contrario, dedicarle tiempo a las verdaderas prioridades —es decir, a los objetivos determinados en la etapa precedente, contenidos en el cuadrante II—. Establece varias tareas concretas que te permitan avanzar en la realización de tus objetivos y fija horarios para dedicarte exclusivamente a estas tareas prioritarias. Trátate con la misma consideración que tendrías hacia las peticiones de un compañero. Una vez hayas programado estas tareas relacionadas con el cuadrante II, te será fácil rellenar tu agenda con el resto.
• El objetivo de la quinta etapa consiste en aplicar cada día el precepto de «hacer primero lo primero» según lo planificado para la semana, a medida que los imprevistos se presentan. Sé coherente y respeta el planning que has fijado. Así, al principio de cada día, los autores aconsejan:
  • examinar la planificación del tiempo de la jornada;
  • jerarquizar las prioridades, comprobando que una tarea de un cuadrante concreto no se haya pasado a otro (del cuadrante II al I, por ejemplo);
  • utilizar un planning en T para la jornada, es decir, dividir las tareas que requieren un horario determinado y las que pueden realizarse en cualquier momento del día.
• Finalmente, la sexta etapa es el momento de la evaluación. Al final de la semana, con el objetivo de medir nuestras capacidades organizacionales y mejorar, es interesante plantearse las siguientes preguntas y sacar las conclusiones apropiadas:
  • De entre los objetivos que me había fijado, ¿cuáles he cumplido?
  • ¿A qué retos me he tenido que enfrentar?
  • ¿Qué decisiones he tomado?
  • ¿He hecho primero lo primero a la hora de tomar mis decisiones?

Las contribuciones de este nuevo enfoque

La cuarta generación de gestión del tiempo y de las prioridades aporta indiscutibles contribuciones al mundo de la gestión, en la medida en que proporciona una metodología que conserva la mayor parte de los puntos fuertes de las generaciones precedentes al tiempo que elimina sus puntos débiles.

REPERCUSIONES

La cuarta generación imaginada por Stephen Covey y Roger y Rebecca Merrill supuso una contribución muy innovadora al mundo de la gestión en general y, más en concreto, al ámbito de la gestión del tiempo. El método de la planificación semanal se aleja con paso firme del enfoque tradicional que consistía en querer hacer cada vez más cosas y cada vez más deprisa, y crea un proceso que diferencia las actividades importantes de las tareas urgentes. Al posicionarse radicalmente en contra de las prácticas preconizadas hasta el momento, este enfoque se muestra revolucionario y coloca al individuo en el centro de la búsqueda de la productividad.

El libro, escrito de forma clara e intuitiva, obtuvo enseguida un gran éxito entre el público, sobre todo gracias a la popularización de la matriz de Eisenhower sobre la distinción entre importante y urgente, necesaria para establecer prioridades.

Límites y críticas

El autor indio Job Anbalagan (coach en gestión ética, nacido en 1949) señala un límite que comparten todas las teorías de gestión, incluida la que acabamos de analizar.

Aunque está completamente de acuerdo con los principios y los pilares en los que se apoya la teoría de Stephen R. Covey, observa una debilidad en lo que se refiere a su utilidad en términos prácticos en la gestión del siglo actual. Anbalagan detecta así el lado altamente humano y ético de la obra Primero, lo primero, que aporta mucho a la reflexión individual en el seno de una organización, pero que no se traduce necesariamente en herramientas prácticas para las organizaciones en sí mismas.

No obstante, es importante señalar que, en su crítica, el autor indio se refiere sobre todo a organizaciones comerciales, mientras que el enfoque de Covey pretende ser más amplio.

Perspectivas similares: la metodología del ABC de Brian Tracy

Resulta útil mencionar la teoría del ABC de Brian Tracy (emprendedor y conferenciante, nacido en 1944), desarrollada en su obra ¡Tráguese ese sapo! (Eat that Frog!), que también trata de la gestión del tiempo y las prioridades. Aunque Tracy se mantiene en la línea tradicional, prometiéndole al lector un plus de eficacia en un reducido espacio de tiempo, preconiza un método similar al de Covey en términos de jerarquización de las prioridades. En efecto, él también diferencia las tareas importantes de las que no tienen un verdadero valor añadido.

De forma simple y efectiva, Tracy sugiere crear cada día una lista de cosas que hay que hacer al día siguiente, clasificándolas en tres categorías —A, B o C— según la prioridad que se les otorgue. Para definir esta prioridad es necesario determinar la amplitud de las consecuencias que tendría el que esa tarea no se realizase.

Así, en la categoría A se encuentran las actividades cuya no realización o cuya realización con retraso engendraría graves consecuencias para uno mismo o para la empresa.

La clase B agrupa las tareas cuya no ejecución no tendría efectos demasiado graves, a pesar de ser importantes. Finalmente, el grupo C reúne todas las tareas secundarias que, dejadas de lado, no comprometerían de ninguna manera nuestra vida profesional (quedar con amigos a mediodía, tomar un café con un colega, etc.).

Estas tres categorías pueden subdividirse (A.1, A.2, etc.) si se acumulan demasiadas tareas que tienen la misma importancia. Una regla importante que hay que respetar para lograr un funcionamiento óptimo postula que ninguna tarea debe pasar de A a B: todas las tareas clasificadas en la categoría A deben realizarse de manera prioritaria. Otra regla fundamental que sostiene Tracy es que nos quedemos en la tarea A.1 hasta acabarla antes de pasar a la siguiente.

EN RESUMEN

• Stephen R. Covey, es una personalidad aclamada por su contribución en los ámbitos de la gestión y del desarrollo personal.
• En su obra Primero, lo primero. Vivir, amar, aprender, dejar un legado, coescrita con A. Roger y Rebecca R. Merrill, introduce una nueva generación de gestión del tiempo (la cuarta generación), que se basa en el establecimiento de prioridades en función de la importancia vital de cada tarea considerada.
• Según los autores, la rapidez y los atajos preconizados por el enfoque tradicional de la gestión del tiempo no conducen a una mejor calidad de vida. Lo importante no es la velocidad a la que realizamos las cosas, sino lo que hacemos y los motivos que nos llevan a hacerlo.
• Para hacer primero lo primero, conviene antes de nada distinguir lo urgente de lo importante, y darle prioridad a esto último.
• Una de las herramientas más innovadoras que se presentan en esta obra es el uso de la tabla semanal como ayuda a la organización y a la gestión del tiempo. Según los autores, cuando la perspectiva es semanal, las actividades diarias revelan su proporción real en relación con el resto. La creación de esta tabla se hace a través de seis etapas que ayudan a definir lo que debemos hacer primero en nuestra vida y a cumplir cada semana las tareas relacionadas con esos objetivos prioritarios.
• Primero, es lo primero es un superventas mundial. Sin embargo, se puede criticar el hecho de que se centre demasiado en el individuo como humano, lo que impide que el método tenga un impacto verdaderamente práctico para las organizaciones comerciales.